1. Parteien und Gegenstand
Die abonnierende Organisation ist Verantwortlicher und A.S.K. P.S.U. Sp. z o.o. Auftragsverarbeiter für von der Organisation in ASK Serwis Manager eingestellte personenbezogene Daten.
Die Verarbeitung dauert während der aktiven Nutzung und der technischen Lösch-/Rückgabephase nach Vertragsende.
2. Art und Zweck
Die Verarbeitung erfolgt automatisiert und manuell, soweit für Hosting, Speicherung, Organisation, Anzeige, Absicherung, Backup und Systemfunktionen auf Weisung der Organisation erforderlich.
3. Personengruppen und Datenarten
- Kunden und Kontaktpersonen;
- Mitarbeiter, Techniker und Organisationsbenutzer;
- Lieferanten, Subunternehmer und Personen in Servicedokumentation;
- Identifikations-/Kontaktdaten, Geräte- und Auftragsdaten, Kommunikation, Notizen, Fotos, Anhänge und weitere von der Organisation eingegebene Daten.
4. Pflichten des Auftragsverarbeiters
- Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung, soweit kein Recht etwas anderes verlangt;
- Vertraulichkeit autorisierter Personen;
- angemessene technische und organisatorische Maßnahmen;
- angemessene Unterstützung bei Betroffenenrechten, Sicherheit, Folgenabschätzung und Verletzungen;
- Löschung oder Rückgabe nach Dienstende unter Berücksichtigung von Backups und Rechtspflichten;
- Bereitstellung notwendiger Compliance-Informationen und begründete Audits nach vereinbarten Regeln.
5. Unterauftragsverarbeiter
Die Organisation erteilt eine allgemeine Genehmigung für erforderliche Unterauftragsverarbeiter wie Hosting- und Infrastrukturanbieter. Der Betreiber verpflichtet diese entsprechend den DSGVO-Anforderungen.
Von der Organisation konfigurierte SMTP- und SMS-Anbieter unterliegen der Rechtsbeziehung der Organisation zu diesen Anbietern; ASK Serwis Manager übermittelt Daten auf Weisung der Organisation.
6. Sicherheit
Maßnahmen können Mandantentrennung, Rollen und Rechte, Geheimnisverschlüsselung, HTTPS, Sitzungsschutz, Ereignisprotokollierung, Backups, eingeschränkten Adminzugriff und Sicherheitsupdates umfassen.
7. Datenschutzverletzungen
Nach Bekanntwerden einer Verletzung betreffend anvertraute Daten informiert der Betreiber die Organisation ohne unangemessene Verzögerung im gesetzlich erforderlichen Umfang und unterstützt bei Bewertung und Abhilfe.
8. Weisungen
Handlungen der Organisationsbenutzer im System, Integrationskonfiguration, Dateneingabe, Änderung, Export und Löschung gelten als dokumentierte Weisungen innerhalb der Dienstfunktionen. Weitere Weisungen erfordern Kontakt und dürfen Recht oder Sicherheit anderer Kunden nicht verletzen.